КОНТИРОВКА

Контроль полноты первичной документации совместно с бухгалтерской компанией

КОНТИРОВКА

PS в конце статьи — бонусное предложение на бух. сопровождение. PS

Контролирующая функция работает на предупреждение бухгалтерских ошибок. Возникают они, как показывает практика, нередко и по разным причинам, от небрежности специалистов до неисправностей вычислительной техники и отсутствия отдельных документов, которые надлежит принять к учету.

Ошибки в первичке возникают в суммах, тексте, при разнесении документации по регистрам учета. Они бывают транзитными (автоматически вызывающими ошибки в связанных документах), локальными (не влияющими на другие данные).

Исправляются ошибки в порядке, регламентированном действующим законодательством. И это всегда непросто. Соответственно, имеет смысл максимально снизить риск допущения ошибок. А для этого в том числе нужно наладить эффективный контроль полноты бухгалтерской документации.

Как решается эта задача при передаче учета на аутсорсинг? Попробуем разобраться.

Что нужно контролировать?

Понятие полноты бухгалтерской первичной документации довольно размытое. Все дело в том, что пакеты документов в разных случаях будут отличаться. Их содержание определяется спецификой услуг, оказываемых аутсорсером, и теми функциями, которые переданы компанией-заказчиком на внешнее управление.

Обобщая, отметим 4 группы первичных бухгалтерских документов, которые обычно передаются исполнителю для отражения данных в учете:

  •          Счета-фактуры. В них фиксируются конкретные расценки, могут указываться дополнительные условия сделок, налоги (НДС).
  •          Товарные накладные. Эти документы нужны для отображения полного перечня приобретенных или проданных товаров.
  •          Договоры по заключенным сделкам. Эти документы освещают ответственность сторон, финансовые условия сотрудничества, обязательства в денежном выражении (суммы проплат) и т.п.
  •          Акты приема-передачи. Итоговые документы подтверждают соответствие результатов сделки предполагаемым, фиксируют отсутствие претензий участников сделки по отношению друг к другу.

Также нередко в число передаваемых исполнителю документов входят платежные документы (кассовые чеки и другие БСО).

Как же реализуется контроль первички?

Проверка по существу

Вся бухгалтерская первичка проходит проверку в несколько этапов. Сначала осуществляется проверка по существу. В фокусе здесь находится законность хозяйственных операций, отраженных в первичной документации. Также контролируется взаимоувязка отдельных показателей документа.

Выявление противоречий в тексте первички, нарушений порядка оформления, приемки, хранения исключает возможность ее приема к учету. Документы с ошибками подлежат исправлению.

Если документы подаются пакетом, проверяется наличие всех необходимых форм. Если часть из них отсутствует, исполнитель запрашивает документы у ответственных лиц.

Проверка по форме

На этом этапе проверяется техническое соответствие первичных документов требованиям действующего законодательства и Правилам ведения бухучета. В фокусе находятся реквизиты и обязательные элементы стандартизованных форм.

При проверке выявляется соответствие применяемых форм актуальным образцам. Документы, поданные по старой форме, возвращаются ответственным лицам, поскольку не могут быть приняты к учету.

Комплексная проверка

Задачей этого этапа является подготовка к формированию сводных учетных данных. Для этого полученные специалистами первичные бухгалтерские документы проходят группировку (распределяются по финансово-хозяйственным операциям), таксировку (рассматриваются с позиции универсального измерителя − стоимостного), контировку (помечаются для исключения повторного приема к учету).

Заключительный этап проверки требует особого внимания со стороны бухгалтера.

Кто осуществляет контроль?

Контроль содержания бухгалтерской первички (все указанные выше этапы проверки) может осуществляться как специалистами компании заказчика услуг аутсорсинга, так и непосредственным исполнителем (аутсорсером). Все зависит от достигнутых договоренностей и формата сотрудничества.

Полностью контролирующую функцию аутсорсер выполняет в случае, когда осуществляет комплексное сопровождение. То есть когда у компании-заказчика штатная бухгалтерия отсутствует.

Если формат сотрудничества не предусматривает оформление и проверку первички (например, заказывается услуга составления, сдачи отчетности), аутсорсеру остается только проверить полноту представленного пакета документов. Он может быть разным. Определяется содержание пакета в данном случае типом заказанной отчетности.

Как проверяется полнота первички аутсорсером?

Перечни передаваемых исполнителю документов составляются на этапе подписания договора о сотрудничестве. В дальнейшем с этими перечнями специалистами профильной компании сверяются представленные на обработку пакеты документов заказчика.

При обнаружении недостающих документов заказчику направляется соответствующее уведомление. Формат коммуникации может быть разным, от электронной переписки до телефонных переговоров.

Если представленный пакет является полным (соответствует конкретному перечню), документы принимаются к учету. На основании указанных в них данных формируются отчеты, вносятся изменения в бухгалтерскую базу и т.п.

Виды контроля первички

Аутсорсинговая компания может осуществлять несколько видов контроля полноты и содержания первичной документации, принимаемой к учету. Первичный контроль имеет место непосредственно при оформлении бухгалтерских документов.

В формате аутсорсинга это реализуется, если, например, на внешнее управление переданы кассовые операции.

Специалист компании-аутсорсера осуществляет первичный контроль непосредственно в момент формирования платежных поручений, распоряжений, чеков и т.п.

Текущий контроль связан непосредственно с моментом совершения финансово-хозяйственной операции. Он осуществляется исполнителями распоряжений.

Таковыми могут быть и специалисты аутсорсинговой компании, например, если они уполномочены проводить отдельные платежи через систему Клиент-банк. Суть контроля заключается в проверке правильности реквизитов и других данных исполняемого документа.

Если он содержит ошибки, исполнение, соответственно, откладывается до уточнения и разрешения спорных моментов.

Последующий контроль имеет место при бухгалтерском аудите и проведении ревизий. Он осуществляется постфактум, касается уже исполненных, принятых к учету первичных документов.

Относительно выявленных ошибок специалистами компании-аутсорсера заказчику услуг даются соответствующие рекомендации. Исправление ошибок в первичке предусматривает создание корректирующих документов.

Этот метод часто применяется в отношении счетов-фактур.

Минимизировать риск ошибок в первичке и учете позволяет тесное взаимодействие заказчика и исполнителя.

PS Бонусное предложение. Всем дочитавшим — бонус 5 тыс. на бухгалтерское сопровождение.

http://xn--80abgj3a5ames.xn--p1ai/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/buhgalterrf/kontrol-polnoty-pervichnoi-dokumentacii-sovmestno-s-buhgalterskoi-kompaniei-5c07867b1ff42300ac98223b

Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная бухгалтерская документация

КОНТИРОВКА

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое — первичная документация в бухгалтерии — и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе «1С». Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием «работа с документацией» подразумевается:

  • Получение первичных данных.
  • Предварительная обработка сведений.
  • Оформление документов.
  • Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
  • Повторная обработка первичной документации.
  • Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

  • Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку «оплачено».

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку «Исправленному верить».
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

  • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
  • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
  • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
  • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
  • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
  • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
  • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
  • Определение регистра, в котором будет подшит документ.
  • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

  • Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
  • Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
  • Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Источник: https://FB.ru/article/348972/obrabotka-pervichnoy-dokumentatsii-trebovaniya-primer-pervichnaya-buhgalterskaya-dokumentatsiya

Все термины
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: