Командный тайм-менеджмент

Содержание
  1. 20 эффективных техник тайм-менеджмента
  2. 2. Правило трёх
  3. 3. Способ 10 минут
  4. 4. Pomodoro
  5. 5. Метод 90/30
  6. 6. Метод 52/17
  7. 7. Поедание лягушек
  8. 8. Временные блоки
  9. 9. GTD
  10. 10. ZTD
  11. 11. Канбан
  12. 12. Правило двух минут
  13. 13. Zero Inbox
  14. 14. Fresh or Fried
  15. 15. Метод айсберга
  16. 16. Автофокус
  17. 17. Матрица Эйзенхауэра
  18. 18. Метод 4D
  19. 19. Хронометраж
  20. 20. Метод Тима Феррисса
  21. Цели и инструменты в тайм-менеджменте. Контроль корпоративного тайм-менеджмента
  22. Основные постулаты тайм-менеджмента
  23. Об инструментах тайм-менеджмента
  24. Для чего вообще нужно управление временем?
  25. О списках дел и ежедневниках
  26. Урок 1. Основы тайм-менеджмента
  27. Многообразие форм тайм-менеджмента
  28. Таблица 1 — Типы управления временем
  29. Определение целей управления временем
  30. Этапы управления временем: прежде чем начать
  31. Проверьте свои знания
  32. Тайм-менеджмент: мода или необходимость
  33. Выжать максимум из минимальных усилий
  34. Творческий хаос
  35. Командный тайм-менеджмент
  36. Ежедневник vs. программа
  37. 7 основных правил тайм-менеджмента

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Командный тайм-менеджмент
AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Источник: https://Lifehacker.ru/texniki-tajm-menedzhmenta/

Цели и инструменты в тайм-менеджменте. Контроль корпоративного тайм-менеджмента

Командный тайм-менеджмент

Если вы интересуетесь темой самосовершенствования, то понятие тайм менеджмент вам знакомо не понаслышке. В переводе на русский язык, мы говорим об управлении своим временем — очень важном понятии для роста результативности.

Основные постулаты тайм-менеджмента

Как и всё на этом свете тайм-менеджмент имеет под собой определенную “почву” — несколько четких аксиом, внедрение которых поможет вам в достижении поставленной цели. Итак, что за принципы таит в себе тайм-менеджмент?

  1. Тайм-менеджмент или управление временем заключается в реализации ряда ваших задач в течение выделенного на них тайминга.
  2. Основная задача — не выбиваться из заранее определенного плана на выполнение. Достичь таких высот очень трудно, однако в этом вопросе спасает планирование в тайм менеджменте.
  3. С утра и перед уходом с работы выделяйте по 5 минут на это самое планирование: с учетом инструментов тайм-менеджмента распланируйте все свои дела на грядущий временной период — пусть то будет завтрашний день или же предстоящие 8 часов работы.

Сразу раскрою очень интересный секрет управления временем: старайтесь не отвлекаться от задачи, над которой вы работаете в данный момент. Концентрация помогает достигнуть поставленных целей в кратчайшие сроки. И на каждую задачу закладывайте дополнительные 15-20 минут!

Об инструментах тайм-менеджмента

Если в Россию это понятие пришло совсем недавно, то во всем мире оно уже практикуется продолжительное время. И, конечно, без определенных техник не обойтись. Давайте рассмотрим несколько самых основных:

  1. Getting Things Done. Метод определения приоритетности задач: первоочередные, отложенные, поручения или же “мусор”. Не пугайтесь последнего пункта — это задачи, которые можно вовсе не выполнять.
  2. Pomodoro. Метод работы и концентрации на конкретной задаче. Заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут, где 25 — это время на задачу, а 5 — короткая передышка. В течение этого промежутка вы не должны ни на что отвлекаться и работать над одним большим или несколькими мелкими задачами. Добиться идеального внедрения Pomodoro в свой распорядок очень сложно: этому нужно учиться несколько дней.
  3. Диаграмма Гантта. Метод работы над командными проектами. При помощи графиков вы можете контролировать ход выполнения работ по конкретному проекту, все очень просто и наглядно.
  4. КанБан. Метод контроля за поручениями и своими задачами, изобретенный в японской компании Toyota. Все очень просто: ваши задачи записываются на специальные стикеры, которые начинают свое “путешествие” по столбцам — “Не начиналось”, “В работе” и “Готово”. Цель каждой задачи — достичь последнего столбца. Метод подойдет для корпоративного тайм менеджмента, а также для менеджеров среднего звена, имеющих у себя в подчинении команду специалистов. Предлагаю посмотреть одно весьма познавательное видео о том, как работать по методике:

Это лишь малая часть всех техник тайм-менеджмента. Их гораздо больше, и что самое важное — не каждая из них подойдет именно вам. Тут придется немного “потыкаться”, потестировать и отыскать ту самую, что повысит вашу эффективность в несколько раз.

Для чего вообще нужно управление временем?

Цель тайм менеджмента и его внедрения — обеспечить вам появление так называемого “25-ого часа”. Т.е. уместить все свои дела, как рабочие, так и личные, в те 24 часа, что нам отвела жизнь, но и не забыть при этом об отдыхе.

Кстати, на заметку — успешные люди умудряются планировать даже свой отдых каждый день. Будь то чтение книги или просмотр фильма — все это занесено в список дел.

О списках дел и ежедневниках

Эффективно планировать свое время можно только в том случае, если у вас перед глазами есть конкретный список дел. Лучше всего контроль тайм менеджмента осуществлять в ежедневнике со списками дел на день, неделю и месяцы вперед.

Вы можете использовать обычный бумажный ежедневник, однако на первых порах он будет наполнен помарками и грязью. Поэтому я рекомендую использовать электронный ежедневник, где вы сможете не только составлять список дел, но и разбивать каждую задачу на подзадачи, тем самым достигая своих целей как можно скорее.

Например, ЛидерТаск — весьма достойный вариант. Управление тайм-менеджментом в сервисе реализовано грамотно с учетом всех возможных нюансов: начиная от безграничной вложенности подзадач и заканчивая дополнительными инструментами — всеми теми техниками. о которых мы говорили выше.

Оставляю ссылку на загрузку ЛидерТаска ниже — попробуйте и внедряйте тайм менеджмент в свою жизнь уже сейчас, не откладывая все на “потом”:

Источник: https://www.leadertask.ru/tseli-i-instrumenty-v-tajm-menedzhmente-kontrol-korporativnogo-tajm-menedzhmenta

Урок 1. Основы тайм-менеджмента

Командный тайм-менеджмент

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом. В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной.

Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)».

В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный.

Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт.

В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь.

Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.).

Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть».

И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов.

Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи.

Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки.

Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи.

Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя.

Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.

), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени) Луцилия приветствует Сенека! Одно лишь время следует беречь. Не дай его украсть минутам неги, Пустым мгновеньям бесполезных встреч. Всю жизнь свою в делах проводим, но не Полезных, большей частью, а дурных…

Затем — безделье, а, на остальное — Годами не выкраиваем миг. Ты назовешь кого-то из знакомых, Кто б знал, что умирает каждый час? Ведь смерть — не предстоянье страшной комы, А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше! А мы его совсем не бережём: Любой знакомый подставляет чашу, И мы ему — «по краешек» нальём. Стараюсь избегать подробных писем (Зачем перемывать в них дребедень): Тем менее от «завтра» ты зависим, Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы, И как ничтожна тщетность их пути… Дают в кредит — считают каждый рубль, А время — им никто не возвратит… Те, на кого ты целый день потратил, Не ощущают, что они — в долгу! Попробуй-ка призвать их всех к расплате: Один ответ: Простите, не могу! Я — расточитель, тщательный в подсчётах.

Я знаю: с кем и сколько потерял… Ведь время больше требует учёта, Чем популярный жёлтый минерал. Богат — лишь тот, кто малостью доволен, Кто не зовет на помощь докторов, Не понимая, отчего он болен… Не забывай про время.

Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант.

После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время.

Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Игра загружается…

Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.

← Управление временем2 Целеполагание →

1Упрврем

Источник: https://4brain.ru/time/osnovy.php

Тайм-менеджмент: мода или необходимость

Командный тайм-менеджмент

Принято считать, что королем ситуации чувствует себя только тот, кто управляет временем. Сегодня стало очень модно расписывать день по минутам, «заводить» в смартфоне программы учета времени, строить планы и пытаться их выполнять. Но всем ли нужен тайм-менеджмент?

Выжать максимум из минимальных усилий

– Есть замечательная цитата Эмерсона Харрингтона: «Работать напряженно – значит прилагать к делу максимальные усилия; работать эффективно – значит прилагать к делу усилия минимальные». Конечно, встречаются люди, умеющие работать эффективно без всяких инструментов тайм-менеджмента, – рассказывает порталу Interfax.

by Андрей Гусаковский– Как правило, это чрезвычайно сконцентрированные на достижении своих целей, организованные и смекалистые люди. Они талантливы и хороши во всех проявлениях. Остальным требуется что-то, что поддерживает в них энергию: или собранность, или концентрация на главном, или что-то еще.

Людей, умеющих организовывать себя во времени, всегда ждет управленческая или предпринимательская карьера, продолжает Андрей Гусаковский. Им рады в любых командах, на любых предприятиях и в любых компаниях.

Удивительно, но управление временем как раз легче осваивается и применяется организованными от природы людьми. Тем самым они еще больше увеличивают собственную эффективность, вызывая постоянную зависть у других.

Творческий хаос

А что делать тем, кто сеет вокруг себя хаос? Тем, кто работает творчески, когда день проходит впустую, а идея может озарить среди ночи?Андрей Гусаковский убежден, что каждый человек, присматриваясь к себе, может определить наиболее приемлемый способ осуществления деятельности, и, отталкиваясь от этого, гармонично (а не насильственно) применять в своей жизни технологии тайм-менеджмента.

– Любопытен спор двух поэтов, занимавшихся переводом. Оба были талантливы и профессиональны. Однако одному необходимо было дождаться вдохновения и за один присест перевести 2-3 стихотворения. А другой каждый день переводил определенную норму строф и таким образом добивался качественного результата.

Какой способ является правильным – они так и не определили!Получается, что не важно, в какой сфере мы трудимся – творческой или производственной. Главное, это разобраться в себе и найти свой единственно верный способ управления временем.

А для идей среди ночи – держать на прикроватной тумбочке блокнот для гениальных записей…

– Я считаю, что творческого человека нельзя брать в рамки, главное – чтобы был результат, – рассказывает порталу Interfax.by Денис Игнатенко, заместитель генерального директора ИП «Топ Софт».

– Ведь тайм-менеджмент для делового человека – это, в первую очередь, необходимость.

Без выстроенной системы ты просто потеряешься в том потоке, в тех целях и задачах, которые ты должен решить в ограниченное время.

– Кроме того, нужно разделять управление временем на предприятии и управление личным временем, – продолжает Денис Игнатенко. – Мы являемся IT-компанией. Выполнять проекты нужно точно и в срок, и без управления временем это просто невозможно. В нашем случае это не дань моде, а эффективный инструмент. Командная работа над проектом невозможна без специальных программ учета времени.

Командный тайм-менеджмент

К технологиям эффективного взаимодействия людей с оптимальными затратами времени относятся:

  • проведение совещаний;
  • правила корпоративной почты;
  • технология коллективного планирования;
  • способы бюджетирования времени команды и др.

Все они направлены на бережное отношение ко времени друг друга. В TMS (производственной системе менеджмента Тойоты) выделяется 7 видов потерь, с которыми беспощадно борются японские менеджеры и рабочие.

Так вот, время является составной частью большинства видов потерь! Бесполезное ожидание, бесполезное перемещение, бесполезные совещания и т.п.– Если мы проанализируем собственную работу, то обнаружим такие временные потери и в своей работе, – считает Андрей Гусаковский.

Таким образом, где бы мы не работали: в строительстве, на производстве, в торговле или ИТ-сфере, – везде пригодятся технологии тайм-менеджмента.

Ежедневник vs. программа

Как выбрать свой способ управления временем? Обязательно ли осваивать специальные программы или достаточно ежедневника?– Для управления личным временем сегодня существует множество гаджетов, устройств, программ. Хотя кому-то достаточно и собственной памяти, кому-то листочка бумаги, а кому-то и крестик на руке помогает.

Путем опыта, ошибок, забытых мелочей ты приходишь к своему способу управления временем, – делится Денис Игнатенко. – Здесь как в старом мультике: «Лучше 5 часов потерять, потом за 5 минут долететь». Сначала надо остановиться, посмотреть вперед, потратить время на планирование, а потом уже, согласно четкому плану, двигаться вперед.

– Свой способ управления временем надо «выращивать». Ни одному человеку, из моего опыта, не удавалось сразу взять на вооружение какой-либо прием.

Необходимо среди технологий, способов организации времени выбрать наиболее подходящие лично вам, примерить их на себя, определить, насколько они вам подходят и активно применять до того момента, пока это не превратится в привычку.

То, что легко превращается в привычку, и является вашим способом организации времени.

7 основных правил тайм-менеджмента

  • Начните с наведения порядка. На рабочем столе, в папках, документах, а главное – в голове. Психологами давно доказан тот факт, что, наводя порядок, вы «чистите» свои мысли и ваше психическое состояние улучшается, мир для вас становится более гармоничным.
  • Определитесь с жизненными целями. Замечательно, если вы можете сформулировать, чего хотите в долгосрочной перспективе: чего достичь, кем стать. Обязательно запишите или «визуализируйте» их в виде рисунка или фотографии. Разбейте ваш личный «бизнес-план» на этапы и обязательно проставьте конкретные сроки выполнения. Размытые сроки достижения цели – признак размытости самой цели. Дайте определение тем результатам, которых вам обязательно надо достичь в своей работе, и добивайтесь их.
  • Заведите ежедневник (бумажный или электронный). В нем вы будете записывать планы и этапы своих дел. Здорово, когда эти записи доступны вам и на работе, и дома, и в дороге. Каждый вечер проверяйте, нужно ли подкорректировать план на завтра, надо ли что-то дополнить или отменить.
  • Все большие дела разбивайте на маленькие. Так гораздо проще и легче справляться с задачами. Ведь большое всегда кажется чем-то тяжелым и сложно выполнимым. Делайте только то, что понятно, интересно и приносит удовольствие.
  • Расставляйте дела по приоритетам. Более важные дела выполняйте в первую очередь. Планируйте только 60% времени. Остальное время, скорее всего, спланировать не получится из-за случайных обстоятельств.
  • Выясните основные причины пустых трат времени. Устраните мелких «прожор», которые съедают ваше время. Болтовня по телефону во время работы, сидение часами в социальных сетях, просмотр однотипных сериалов и телепередач… Доведите до автоматизма ежедневные дела, четко вкладывайтесь в выделенное на них время. А еще научитесь бороться с ленью и постоянным откладыванием дел «на завтра».
  • Наслаждайтесь своей жизнью! Больше занимайтесь тем, что вам нравится, ищите что-то положительное и полезное в том, что вам нравится не слишком. Не забывайте про свое здоровье, биоритмы. Обязательно дарите себе подарки, особенно за хорошо выполненное дело.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e78c1f974aac85a9ab276da/taimmenedjment-moda-ili-neobhodimost-5ed77e2e5b391c091236f3be

Все термины
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: