Гибкое планирование

Содержание
  1. Agile-маркетинг: 10 принципов гибкого планирования в бизнесе
  2. Agile Marketing VS Традиционный маркетинг: жесткое противостояние или взаимодополняющие компоненты
  3. Как сделать Agile Marketing максимально эффективным
  4. 1. Тщательное изучите целевую аудиторию
  5. 2. Приготовьтесь быстро внедрять новые инструменты
  6. 3. Не бойтесь наступать на грабли, но обходите их в следующие разы
  7. 4. Откажитесь от перфекционизма
  8. 5. Создавайте краткосрочные маркетинговые планы с быстрым сроком реализации
  9. 6. Оперативно устраняйте недочеты
  10. 7. Регулярно проводите эксперименты
  11. 8. Масштабируйте удачные идеи
  12. 9. Используйте гибкий маркетинг для удовлетворения потребностей клиентов
  13. 10. Создайте команду для agile-маркетинга
  14. Заключение
  15. Читать Тайм-менеджмент. Полный курс онлайн (полностью и бесплатно) страница 21
  16. Жестко-гибкое планирование дня
  17. 3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования
  18. Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить» | Тайм-блог
  19. Три вида задач
  20. Жесткие задачи
  21. Гибкие задачи
  22. Бюджетируемые задачи
  23. Алгоритм жестко-гибкого планирования
  24. Этап 1. Составить список гибких задач
  25. Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи
  26. Этап 3. «Бюджетировать» время на крупные приоритетные задачи
  27. Этап 4. Запланировать жесткие задачи
  28. Этап 5. Выполнение плана
  29. Заключение
  30. Планирование в Agile — Школа Канбана Игоря Филипьева
  31. Кому нужно планирование в Agile?
  32. Зачем?
  33. Как раньше планировали IT-проекты и релизы?
  34. Что такое относительная оценка?
  35. Как теперь планировать проекты и релизы в Agile?
  36. Как прогнозировать сроки в Agile?
  37. Первый подход – с помощью диаграммы скорости команды
  38. И второй подход – с помощью статистики по завершенным проектам
  39. Как сейчас “неправильно планируют” в Agile
  40. Резюме: алгоритм планирования в Agile
  41. Послесловие
  42. Тайм-менеджмент без палки или как использовать гибкое планирование
  43. Не секрет, что когда ты фрилансер, то у тебя
  44. Как с этим бороться?
  45. Кому не подойдёт описанный мной подход гибкого тайм-менеджмента?
  46. Какие инструменты и подходы я использую при гибком подходе к управлению временем?
  47. Как сочетать в работе гибкое и строгое планирование задач?

Agile-маркетинг: 10 принципов гибкого планирования в бизнесе

Гибкое планирование

Вы понимаете, насколько важно быстро принимать решения в современном бизнесе и менять вектор развития? Тогда вы точно должны знать, что такое agile-маркетинге.

Принципы ведения бизнеса меняются очень быстро. То, что работало вчера, завтра может не сработать. И ситуация складывается так, что вы либо подстраиваетесь под рынок, либо теряете прибыль на ровном месте.

Agile-маркетинг – это процесс динамического изменения стратегии продвижения бизнеса.

Он подразумевает выполнение незначительных действий, которые мгновенно влияют на результат. Здесь не нужно долгосрочное планирование бюджетов и выстраивание длительных маркетинговых кампаний. Внимание концентрируется на мелких задачах, но внушительном результате.

цель – максимальное вовлечение аудитории и привлечение новых клиентов. Для этого нужно найти точки быстрого воздействия на клиента с целью выполнения им целевого действия. В идеале – покупки.

Agile Marketing VS Традиционный маркетинг: жесткое противостояние или взаимодополняющие компоненты

Суть гибкого маркетинга в том, что вы в любой момент можете отойти от заданного вектора и внести корректировки в развитие компании. Это полностью противоречит принципам традиционного маркетинга, где все делается строго по расчету.

Но никто не заставляет вас отклоняться от стандартного курса. Одно из основных преимущества agile-маркетинга в том, что его можно использовать как дополнительный способ развития компании и привлечения клиентов.

Хороший пример – хитрый ход компании Oreo в 2013-м году. В Новом Орлеане на главном спортивном событии года в США отключили электричество. За финальным матчем американского футбола наблюдала вся страна. Маркетологи мгновенно отреагировали на ситуацию и опубликовали в такую запись:

“Нет электричества? Не проблема!”

“Вы можете перекусить и в темноте”

И это сработало! Запись до сих пор популярна. Сейчас она собрала 15.000+ ретвитов. При том, что в среднем каждый пост в этом аккаунте набирает не более нескольких сотен.

Общий маркетинговый план компании никак не пострадал от этого хода. Твит – простое действие, которое тут же принесло результат. Просто реакция на актуальную тему. Этот пример доказывает, что гибкий маркетинг не требует кардинальных изменений в ваших планах на счет бизнеса. Он существует как отдельная составляющая в развитии проекта.

Как сделать Agile Marketing максимально эффективным

Изучите основные принципы гибкого маркетинга, чтобы выжать из него максимум пользы:

1. Тщательное изучите целевую аудиторию

Вы должны быстро реагировать на любые комментарии и требования потенциальных клиентов. Давать им то, что нужно, прямо сейчас. Для этого регулярно собирайте обратную связь и отзывы. Научитесь буквально чувствовать, чего хотят (или могут хотеть) ваши клиенты.

2. Приготовьтесь быстро внедрять новые инструменты

Когда появилась платная реклама в Instagram, некоторые бренды начали размышлять, нужен ли им этот инструмент для продвижения. Другие же сразу опубликовали промо-посты и получили тысячи клиентов буквально за копейки. В итоге первая категория компаний все-таки пришла к тому, что Instagram – крутой инструмент, но на продвижение ушло гораздо больше денег.

3. Не бойтесь наступать на грабли, но обходите их в следующие разы

Принимая решения быстро, вы точно будете ошибаться. Сработают далеко не все инструменты agile-маркетинга. Но нужно понимать, что не ошибаются только те, кто ничего не делает. Главное делать правильные выводы и учиться на своих проколах.

4. Откажитесь от перфекционизма

Стремление доводить каждую деталь до идеала сильно замедляет развитие вашего бизнеса. Фишки нужно внедрять максимально быстро. Даже если вы оцениваете работу на 3 из 5, запускайте ее в ход. У вас будет время внести правки. Сначала запустите процесс, а потом доработайте его до 5-ки.

Смотрите видео Олеся Тимофеева на эту тему:

5. Создавайте краткосрочные маркетинговые планы с быстрым сроком реализации

Продумывая идею очередной кампании, учитывайте, что внедрять ее нужно максимум в течение нескольких месяцев. Дальше – может быть неактуально.

В случае с тем же примером компании Oreo маркетологам вообще потребовалось несколько минут, чтобы правильно среагировать на ситуацию. Понятно, что если вы вводите полноценный новый инструмент в бизнес, уйдет намного больше времени.

Но затягивать тоже нельзя! Помните: гибкий маркетинг – это НЕ о перфекционизме.

В прошлом году сервис Periscope от Inc. очень быстро набрал популярность. Десятки тысяч русскоязычных пользователей ежедневно пользовались приложением для прямых трансляций с мобильных устройств. Тогда это было в новинку. Олесь Тимофеев тут же создал свой канал и начал вести эфиры. Даже не разбираясь толком с принципами использования платформы.

С помощью правильного продвижения Олесь быстро привлек целевую аудиторию в течение минимального времени:

Да, сейчас прямые эфиры в Instagram практически вытеснили из русскоязычного рынка Periscope. Зато на момент создания канала быстрая реализация дала отличный результат.

6. Оперативно устраняйте недочеты

Для внедрения agile-принципов нужно изучить целевую аудиторию. Но это работает и в обратном порядке. Вы можете использовать гибкий маркетинг, чтобы найти недостатки вашей компании в работе с клиентами и устранить их.

Например, внедрив чат-бота в клиент-сервис, можно интересным способом собрать обратную связь о новом продукте. Реагировать на полученную информацию нужно максимально быстро. Изучите все требования клиентов и выведите продукт на качественно новый уровень.

7. Регулярно проводите эксперименты

В Agile Marketing нет точного прогнозирования результата. Не стоит даже начинать, если вы боитесь делать маленькие шаги в развитии бизнеса вслепую. Нет, не так… Точнее, проработайте ваши страхи и в обязательном порядке начните проводить эксперименты. Да, некоторые из них не сработают, зато вы точно будете понимать, что реально приносит результат в вашем бизнесе.

8. Масштабируйте удачные идеи

Учитывая результаты экспериментов, превратите сработавшие фишки в постоянные способы продвижения. Возможно, их придется включить в традиционный маркетинговый план.

Например, в Messenger недавно появилась возможность публиковать рекламные посты прямо в ленту сообщений пользователей. Поэкспериментируйте с этой функцией.

Если поймете, что она приносит вам много трафика (при правильной настройке), этот источник можно включать в постоянную кампанию.

9. Используйте гибкий маркетинг для удовлетворения потребностей клиентов

Аудитория в интернете поддается влиянию трендов. Люди, которые пользуются предложениями вашей компании, будут рады увидеть популярные темы среди контента в вашем бизнесе. Конечно, если тренды хоть как-то соприкасаются с вашей нишей. Ищите способы предугадывать желания потребителей. Гибкий маркетинг позволяет быстро подстроиться под современный рынок и всегда оставаться на слуху.

10. Создайте команду для agile-маркетинга

Этот вид продвижения точно сработает в вашем бизнесе! Все зависит от качестве реализации. Создайте группу людей, ответственную за быстрое внедрение новых инструментов.

Ставьте сотрудникам конкретные краткосрочные задачи, анализируйте результаты и вносите свои корректировки.

Возможно, некоторые фишки agile-маркетинга в течение определенного времени принесут лучший результат, чем стандартное продвижение.

Заключение

Развивая бизнес в интернете, очень важно вовремя реагировать на новые инструменты или актуальные инфоповоды. Agile-маркетинг – способ продвижения проекта, который подразумевает такой подход.

Следуйте 10-ти обязательным принципам, чтобы добиться нужных результатов. Гибкий маркетинг постепенно становиться обязательным в общей стратегии развития компании.

Лучшее время для его внедрения – сейчас.

А вы готовы внедрить Agile Marketing в бизнес, чтобы быстро реагировать на любые изменения рынка? Жмите “Мне нравится”, если считаете, что это – правильный путь.

Если у вас до сих пор нет подписной email-базы, то этот материал для вас: Как собрать базу email-подписчиков: 4 самых быстрых способа.

Источник: https://geniusmarketing.me/lab/agile-marketing-10-principov/

Читать Тайм-менеджмент. Полный курс онлайн (полностью и бесплатно) страница 21

Гибкое планирование

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие.

Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач.

При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»).

Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени.

При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные).

Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

• жесткие – привязанные к определенному времени;

• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.

Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.

В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев

Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):

3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем.

По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать.

В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти.

Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности. И это результат попыток только удержать в памяти дела и задачи, а сил на то, чтобы сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает.

Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график.

Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела.

Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки.

Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г.

Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования. функция МСВ – вспоминать о нужных делах в нужное время.

Метод достаточно прост в использовании и позволяет применять значительное число классических инструментов планирования и расстановки приоритетов.

При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов.

Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше.

Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными.

Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить.

Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.

Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных.

Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости. Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования.

Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).

1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10).

При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2.

Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».

Источник: https://mir-knig.com/read_323521-21

Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить» | Тайм-блог

Гибкое планирование

Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. Во-первых, наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. Во-вторых, если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время.

Ну, а в-третьих, разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться.

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном тайм-менеджменте выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

  • 9–30 Планерка
  • 13–00 Обед
  • 14–00 Позвонить клиенту
  • 16–00 Встреча с адвокатом
  • 20–00 Театр, спектакль «Гроза»

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

  • Полить цветы
  • Помыть посуду
  • Проверить почту
  • Купить картошку
  • Заказать товар у поставщиков

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до 28-го» (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

«Бюджетируемые» задачи — это разновидность гибких задач. У них тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они занимают значительное время. Например:

  • Подготовиться к докладу — 1 час
  • Написать статью — 2 часа
  • Разобрать завалы в почте — 1 час
  • Покрасить гараж — 3 часа
  • Помыть окна — 1 час

Задачи относят к «бюджетируемым», если их продолжительность существенно влияет на распорядок дня. Чаще всего это дела, которые требуют от одного часа и больше.

«Бюджетируемые» задачи могут быть и регулярными. Предположим, что какой-то проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной «бюджетируемой» задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм жестко-гибкого планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм жестко-гибкого планирования.

Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по тайм-менеджменту — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским.

Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать результативно-ориентированные формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или какие-то важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше как-нибудь обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. «Бюджетировать» время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно «бюджетируют» время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При «бюджетировании» учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, из-за которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к «бюджетируемым», вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

«Бюджетируемые» задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они по-прежнему актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или как-то переформулировать.

Например, если вы несколько раз переносили задачу «сделать заказ товара», воспользуйтесь методом швейцарского сыра и разбейте ее на несложные подзадачи: скачать прайсы, отметить нужные позиции, записать необходимое количество товара, позвонить в торговый отдел компании-поставщика. Такие небольшие подзадачи можно легко выполнять «между делом».

Заключение

Жестко-гибкое планирование — это отличное решение, если в вашем расписании много жестких задач.

Чтобы «выжать максимум» из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане (то есть незапланированного времени), тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» от непредвиденных задач.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Источник: https://time-blog.ru/gibkie-i-zhestkie-zadachi-chto-eto-takoe-i-kak-ih-podruzhit/

Планирование в Agile — Школа Канбана Игоря Филипьева

Гибкое планирование

Здравствуйте, друзья!

Сегодня я хочу осветить такую сложную и неоднозначную тему, как планирование в Agile. Когда в Скрамтреке я проводил тренинги Certified Agile Professional, этот вопрос был один из самых частых.

И так, что же такое планирование в Agile? Из каких шагов оно состоит? И вообще кому оно нужно? Разберемся со всем последовательно.

Для тех, кто торопится, можно сразу скачать флипчарт с алгоритмом планирования в Agile и не читать дальше:

Кому нужно планирование в Agile?

  1. Руководителям Agile-проектов (как ни странно).
  2. Скрам-мастерам.
  3. Владельцам продуктов.
  4. Бизнесу.
  5. Руководителям отделов.

Зачем?

У каждой из этих ролей свой запрос для планирования.

  1. Руководителю проекта нужно дать ответ Заказчику, когда проект будет реализован.
  2. Скрам-мастеру – помочь Владельцу продукта рассчитать (или, что чаще бывает, рассчитать за Владельца продукта и сообщить ему) время релиза.
  3. Владельцу продукта – спланировать дату релиза и подготовить все необходимые мероприятия (маркетинг, продвижение, реклама, коммуникации и т.д.).
  4. Бизнесу просто нужно знать, когда будет релиз. И неважно – это agile или водопад, или какой-то любой другой подход.
  5. Очень часто руководители отделов вместе с административными и функциональным обязанностями также отвечают за реализацию проектов внутри компании, связанных со своей функцией или сервисом. Или участвуют в реализации проекта, затрагивающего всю компанию, и вынуждены давать сроки по своим этапам работы.

Как раньше планировали IT-проекты и релизы?

В этой статье будет очень важным вспомнить, как раньше планировали время реализации IT-проекта или релиза.

Ответственный руководитель проекта получал поручение реализовать проект (дальше я умышленно пропускаю ряд подготовительных шагов из PMBOK, они не важны для этой темы), определял объём необходимых работ, получал (или что чаще бывало находил) исполнителей для реализации проекта, делал запрос на оценку предстоящих работ, получал от исполнителей оценку в часах, складывал это время в общую временную ленту и получал конечный срок.

Результат передавался Заказчику или вышестоящему руководителю проектного офиса. Тот, кто по-опытнее, прибавлял к полученному сроку еще примерно треть времени сверху. Такой способ оценки называется абсолютной оценкой.

Абсолютная оценка – это оценка работы в единицах времени: минуты, часы, дни, недели, месяцы.

Но вот пришла эпоха Agile, а вместе с ней – относительные оценки.

Что такое относительная оценка?

Относительная оценка – это оценка в условных единицах. Например, в Agile для этого часто используется такая условная единица, как “стори поинт”. О них я писал в статье про грумминг.

Для непосвященных в Agile лучше привести пример с размерами одежды. Эта техника также используется для оценки сложности работы. Ее называют “майки задач”.

Мы все хорошо знакомы с системой размеров одежды S, M и L. Когда мы идем в магазин покупать себе новую ветровку на летний сезон, нам не нужно помнить точный рост, объем груди и охват плеч.

Вместо этого достаточно помнить свой размер: S, M или L. Подобрав себе размер один раз, в дальнейшем нам проще выбирать одежду.

Иногда это настолько легко (особенно если у вас стандартная фигура), что можно даже сделать выбор по Интернету.

Суть относительных оценок в том, что они сравниваются между собой. Их задача – продемонстрировать разницу между объектами ( или рабочими элементами).

Еще оценка в условных единицах существенно экономит время команды (сработавшейся). Посмотрите в окно, найди несколько рядом стоящих знаний. Согласитесь, у вас уйдет гораздо меньше времени, чтобы определить для себя, где большое, где маленькое, а где – среднего размера, чем прикинуть их точную высоту в метрах.

Если перекладывать такой подход на IT-проекты, здесь это правило то же работает. Команде разработчиков гораздо проще договориться об относительном размере какого-то рабочего элемента, чем точно оценить его разработку в часах. Конечно же при условии, что у них есть эталонная задача (эталонное здание).

Как теперь планировать проекты и релизы в Agile?

Как вы уже догадались, для планирования в Agile нужно использовать оценку в условных единицах.

Вот мы оценили проект и поняли, что он, например, равен 150 условным единицам. Или это проект размера L. Что делать дальше?

Дальше дело техники, как говорится. Если вы работаете по Agile, то у вас наверняка есть команда. И еще с высокой долей вероятности вы используете итеративно-инкрементальный подход. В начале каждой итерации вы планируете работу, в конце команда поставляет инкремент.

Теперь ваша задача накопить статистику скорости работы команды. В Agile для этого используется термин velocity – или скорость работы команды, которая измеряется количеством выполненных условных единиц за спринт.

Для наглядности используется график скорости команды. Или по-английский Velocity Chart (рис. 1).

Рис. 1. График скорости работы команды (velocity chart).

Обладая статистикой скорости работы команды, вы можете просчитать примерное время выполнения проекта. Если команда выполняет 30 условных единиц за итерацию, а весь проект оценен командой в 150 условных единиц, следовательно для реализации проекта вам потребуется 5 итераций. Если длина ваших итераций 2 недели, получаем срок реализации проекта – 10 недель или два с половиной месяца.

Также для контроля выполнения проекта точно в срок в Agile используется диаграмма сгорания или Burndown Chart (рис. 2).

Рис. 2. Диаграмма сгорания работ (burndown chart).

Она наглядно демонстрирует, как “сгорает” работа в проекте после каждой итерации.

Отслеживая ход работ по проекту на данной диаграмме, вы сможете вовремя понять, получится ли у вас уложиться в срок или нет.

Красиво? Не то слово. Удивительно? Еще бы. К сожалению, в таком подходе много “если”. Он работает, если:

  1. В вашей команде есть все компетенции для реализации проекта.
  2. Вы и только распоряжаетесь ресурсами команды. Никто не может забрать у вас людей на другие проекты.
  3. В процессе работы у вас нет внешних блокировок, которые мешают реализации проекта.
  4. В процессе работы в вашем проекте не появляется новых дополнительных требований от Заказчиков. Вы и только вы контролируете объем проекта.
  5. Команда отлично знает среду проекта, поэтому на старте смогла достаточно точно оценить проект в условных единицах.

Если какое-нибудь из условий нарушается, происходит то, что знакомо любому руководителю проектов – “поехали сроки”.

К сожалению, в реальной жизни таких идеальных условий практически никогда не бывает. Поэтому сроки едут почти всегда. Поэтому мы используем инструмент прогнозирования сроков.

Как прогнозировать сроки в Agile?

Здесь тоже есть несколько подходов.

Первый подход – с помощью диаграммы скорости команды

Об этом подходите часто рассказывает Алексей Пименов на тренинге Kanban System Design. Работает следующих образом. Берёте диаграмму скорости работы команды (рис. 3), берёте из нее самый худший статистический вариант (скорости работы за итерацию) и прогнозируете конечную точку завершения проекта по нему.

Рис. 3. Диаграмма скорости работы команды.

То есть при самых неблагоприятных условиях команда выполнит проект к такому-то времени. Потом можно взять некий средний, посчитать время завершения проекта при средней скорости. И далее взять самый лучший. То есть сойдутся звёзды, команда реализует этот проект или выпустит релиз за такое-то общее время.

И второй подход – с помощью статистики по завершенным проектам

Признаюсь честно, это мой самый любимый способ. Он не имеет никакого отношения к Agile и работает в любых сферах бизнеса.

Берем диаграмму распределения времени выполнения проектов размера L. Смотрим крайние точки, смотрим среднее значение и значение в медиане. Исходя из статистики называем вероятность завершения проекта за нужное время. Если нам нужно реализовать проект с вероятностью 100%, берем крайнее правое значение с графика.

Если таких жестких требований к реализации проекта точно в срок нет, можно взять вероятность поменьше. Например, 85% – довольно хорошая статистика по времени выполнения задачи.

Как сейчас “неправильно планируют” в Agile

Напоследок хочется рассказать, как неправильно планируют в Agile. Я неоднократно наблюдал данный алгоритм в разных компаниях.

Представьте себе планирование спринта. Скрам-мастер приходит на встречу с экселькой, в которой перечислен список элементов для оценки и планирования.

Идя сверху вниз по списку, скрам-мастер рассказывает, что нужно сделать в каждом элементе. Если на встрече присутствует Владелец продукта, он дает комментарии и отвечает на возникающие вопросы.

После того, как озвучены требования к элементу, начинается оценка. Скрам-мастер спрашивает у аналитика, сколько времени в часах ему потребуется на аналитику по рабочему элементу.

Ответ в часах Скрам-мастер заносит в эксель в столбик “аналитика”. Далее Скрам-мастер переходит с вопросом к разработчику, сколько времени ему потребуется на разработку этого элемента. Ответа в часах также вносится в эксель.

В конце наступает очередь тестировщика. Его ответ в часах также заносится в эксель.

Одна из задач Скрам-мастера при таком подходе – утилизировать время команды. У него есть 60 человеко-часов от каждого участника команды (в двухнедельном спринте), которые он заполняет ответами с оценкой ребят.

Планирование завершается, когда заполнено все время.

Такой подход к планированию спринта еще называют спринт- тетрис-планированием. Как по мне – дикая дичь. Ни разу не видел на практике, чтобы такой подход приводил к результату в виде реализованной цели спринта. Зато всегда можно отчитаться, что все ребятам в команде заняты полезной работой на 100%.

Использовать такой подход к планированию или нет, решать вам.

Резюме: алгоритм планирования в Agile

Планирование в Agile, как и планирование в любой другой профессиональной сфере, задача сложная. Алгоритм в упрощенном виде выглядит следующим образом:

  1. Определяем, что планируем: проект, релиз, эпик/или фича.
  2. Выбираем систему относительных оценок (я рекомендую стори-поинты).
  3. Оцениваем объем предстоящей работы в стори поинтах (я рекомендую для декомпозиции использовать инструмент “Карта пользовательских историй” и делать это с командой).
  4. Используем статистические данные скорости работы команды из диаграммы скорости (velocity chart), сколько стори поинтов команда делает за спринт.
  5. На основании статистики даем прогнозируемый срок реализации проекта (переводим количество спринтов в календарные дни).
  6. Приступаем к работе и используем диаграмму сгорания (Burndown chart) для контроля выполнения сроков.
  7. Когда работа по проекту будет завершена на 85-90%, даем окончательный срок, который и должен стать дедлайном проекта.

Скачать алгоритм на флипчарте:

.

Послесловие

Какой из подходов выбрать, решать вам. От себя хочу рассказать напоследок, как планируется точное время доставки в Яндекс.Еде.

  1. Вы хотите пообедать в офисе и делаете заказ через приложение в вашем любимом ресторане через дорогу. Ресторан принимает заказ. Вы примерно понимаете, как скоро вам привезут еду, но само приложение еще не называет точное время доставки.
  2. Приложение ищет курьера. Вам еще не называют время доставки.
  3. Приложение находит курьера и ресторан начинает готовить заказ. Вам еще не называют время доставки.
  4. Курьер приходит в ресторан и ждет, когда ваш ланч будет готов. Вам всё еще не назвали точное время доставки.
  5. Ресторан приготовил ваш ланч, упаковал и передал курьеру. И ровно в этот момент у вас в приложении появляется точное время доставки и запускается обратный отсчет по таймеру. Можно закрывать ноутбук, идти мыть руки и спускаться, встречать курьера. Теперь вы знаете точное время его прибытия.

Я хочу, чтобы вы подумали о таком подходе к планированию релиза или даты проекта.

В какой момент в вашем процессе вы сможете назвать точное время Заказчику? И стоит ли это делать слишком рано?

Удачи, друзья. До встречи в следующих статьях.

Источник: https://filipyev.ru/2020/01/04/planirovanie-v-agile/

Тайм-менеджмент без палки или как использовать гибкое планирование

Гибкое планирование

Секрет успеха фрилансера кроется в нескольких моментах. Одним из которых является управление собственным временем.

Не секрет, что когда ты фрилансер, то у тебя

1. Нет строгого распорядка дня.Например? Утром я проснулся сходил в зал, затем в магазин, потом пришёл и поработал, а потом ушёл в кино, вечером зашёл за дочкой в садик и покормив посадил смотреть мультики, а сам в это время провёл консультацию. Ночью после того как все заснули… сел ещё на 2 часа поработать.

2. Не нужно работать в офисе от звонка до звонка. Есть задачи? Сделал и свободен! Нет задач? Или придумал себе и сделал их или занимаешься другими делами =)

3. Тебе не платят за видимость работы и бесконечные отчёты, если ты, конечно, об этом не договорился… Клиент платит за конкретную работу и то как ты работаешь… не имеет никакого значения.

И безусловно это КРУТО… Если у тебя есть и мотивация и дисциплина… А если нет? У тебя нафиг съезжает ритм дня и ты постоянно весь такой потерянный, как курс Биткоина.

Что я предлагаю? Самое разумное до чего я дошёл — отказаться от классических подходов в управлении временем.

Работать без постоянной гонки в режиме — взять себя в руки или заставить себя. Прекратить работать как конвейерный завод… или баба автомат.

Конечно, иногда это помогает… но чаще тупо вередит! А что делать? Использовать разные методы: строгие, гибкие и комбинированные.

Нет-нет, я не призывая отказываться от привычных и рабочих схем типа:-записи дел в календаре;-составлении списка дел, присваивании им приоритетов, делегировании;-постановка только реальных и измеримых целей;-диаграмм Ганта и проч.

Чур меня, чур!

Я скорее за то, чтобы убрать у себя в голове установку типа — я творческая личность и управление временем мне не подходит, значит, планировать мне бессмысленно. Иными словами это звучит так — я ленивая задница, я ничего не хочу. Пусть оно само всё намутится, а я буду пялиться в сериалы.

Как с этим бороться?

Выше я написал список самых простых инструментов тайм-менеджмента. Погугли про каждый, попробуй пользоваться. Но, помни, что вовсе не обязательно жестко использовать расписание по минутам.

Как делаю я? Использую гибкие методики, в основе которых стоит гибкое планирование. В этом случае всегда важно иметь какое-то количество задач, которые не строго распределены по времени.

И я работаю работу ровно тогда когда решаю — а не поработать ли мне. Иными словами по желанию. Классно да?

Один из секретов заключается в том, что я перестал говорить, что могу что-то сделать быстро. Да я могу… но зачем?

Любая объективно несрочная задача подождёт 2-3 дня. Шаг уже в 4 дня, как оказалось, очень часто приемлем как у меня, так и у заказчика.

Кому не подойдёт описанный мной подход гибкого тайм-менеджмента?

1. Тем, кто любит загонять себя в рамки и предпочитает спонтанные решения. Без планирования, нахрапом… тут будет трудно. Смысл именно в том, чтобы разгрузить себя и составив план спокойно закрывать задачи.

2. У тех кто работает над проектами с заранее непредсказуемыми процессами или результатами. В тех самых условиях когда ситуация меняется и нужно быстро менять план работ в зависимости от условий.

Какие инструменты и подходы я использую при гибком подходе к управлению временем?

1. Список дел на неделю или день, с перечислением всех задач на определённый срок. Дальше я просто выбираю первую и начинаю закрывать задачу за задачей.2. При прогнозировании и планировании активно использую mindmapы. Это позволяет визуализировать и моделировать.

3. Оценку продуктивности. Без неё никуда. Делаю за счёт использования раздела Проверка в приложении OmniFocus, которое использую для ведения проектов и задач.4. У каждой задачи проставляю контекст — в смысле указываю в каком именно состоянии или для чего именно делаю.

Например? Есть задачи — написать ответы клиентам их контекст — написать письма или сообщения в ВК. Есть задачи — подготовить документы, у них контекст — почта.Есть задачи — переговоры / консультации, у них контекст — тишина.

Контексты я тоже проставляю в приложении OmniFocus. И это очень удобно.

Как сочетать в работе гибкое и строгое планирование задач?

В зависимости от ситуации и желания. Но никогда не забывай о разумности и рациональности.

Если в работе тебе нравится спонтанность, то когда время на работу строго ограниченно — применяй строгое планирование, а в остальное время юзай гибкие методы.

Если же ты повелитель системности и рациональности, то для творческих задач используй гибкий подход, а для других строгий.

Никогда не используй строгое планирование во время отпуска или отдыха.

Какой ещё совет я могу тебе дать?

Используй методику окон-расписания: обозначь в календаре или штуке для управления задачами занятые даты, а пустые используй для закрытия задач по гибкой методике.

Никогда не прекращай развиваться, пробуй! И конечно вступай в наш паблик https://.com/delovoy_bread

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a99201f5713d7d233a72a82/taimmenedjment-bez-palki-ili-kak-ispolzovat-gibkoe-planirovanie--5b8f98d492a50c00aa087be6

Все термины
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: